Dein Unternehmen möchte eine neue Software, ein neues Produkt, oder einen neuen Service für die Mitarbeiter im Haus einführen? Solche Veränderungen können die kollektiven Mundwinkel Richtung Boden fallen lassen. Aber das kannst du verhindern. In diesem Beitrag erfährst du, wie das Konzept Change Management dir dabei hilft deinen Change Process gezielt und wirksam zu durchlaufen. 

Was ist das Change Management und der Change Process?

Change Management beschäftigt sich mit der Herausforderung des organisatorischen Wandels. Es geht dabei vor allem um die proaktive Planung von Veränderungen, nicht um die reaktive Anpassung. Der Change Process beschreibt die letztendliche Umsetzung von Veränderungen bzw. die Schritte der Integration. Die meisten Change Management Konzepte beinhalten dementsprechend einen Change Process.

 

Bereits in den 1940ern entwickelte der Psychologe Kurt Lewins das 3-Stufen-Modell für Veränderung. Über die Zeit folgten weitere Konzepte, wie unter anderem das 8-step change Modell von John P. Kotter. Bei beiden Modellen wird darauf abgezielt einen erfolgreichen Wandel möglichst schnell und nachhaltig durchzuführen. Das erfordert keinen radikalen Einschnitt, sondern verlangt vielmehr einen dynamischen Übergang.  

 

In dieser Whiteboard Animation wird das 3-Stufen-Modell von Kurt Lewins verständlich erläutert. 

 

 

Anpassung und Veränderung sind unabdingbar für eine erfolgreiche Zukunft – Change Management 

Das beschleunigte Wachstum in der Wirtschaft und das ständige Innovationspotential haben das Change Management in den letzten Jahrzehnten zu einer großen Branche in der Unternehmenswelt gemacht. Prozess- und Produktinnovationen, sowie sich verändernde Standortbedingungen machen Veränderung so wichtig wie noch nie. Hinzu kommt ein großer Wandel in den Ansprüchen der Konsumenten. 

 

Ein passende Beispiel ist die Digitalisierung. Die Digitalisierung von internen Prozesse in schafft nicht nur mehr Effizienz, sondern hält Unternehmen konkurrenzfähig. Viele klein und mittelständischen Unternehmen kämpfen mit solch internen Veränderung, aber auch bei Großunternehmen wie Banken gibt es große Hürden im Change Process

 

Doch ohne erfolgreiche Veränderungen ist ein Unternehmen nicht für die Zukunft gerüstet. Eine etwas radikale Formulierung von Alan Deutschman lautet: Change or Die.

 

Die drei essenziellen Schritte im Change Process

Widmen wir uns nun den essentiellen Schritten eines Change Process. Die Umsetzung der folgenden Schritte ist selbstverständlich bei jedem Unternehmen anders und muss in Verbindung mit einem guten Change Management ermittelt werden. Als kleiner Hinweis, wir stellen dir am Ende dieses Beitrags eine aktuelle Erfolgsgeschichte, zu welcher wir einen kleinen Teil zur Umsetzung beisteuern durften. 

 

Das drei Stufen Modell bietet trotz seines Alters ein gutes Fundament zum Change Process. Kurt Lewin verglich Veränderungen mit einem schmelzenden Eis, welches man anschließend wieder gefriert und so eine neue Struktur festigt. 

 

Diese drei Schritte werden ich im Folgenden etwas genauer erläutern. 

 

Schritt 1 im Change Process – Unfreeze (Das Auftauen)

Es ist zunächst wichtig sich mental von dem Bekannten zu trennen und Akzeptanz für das Neue zu schaffen. Als Verantwortlicher im Change Management ist es wichtig ein Bewusstsein für die Notwendigkeit einer Veränderung im Unternehmen zu schaffen, sowie den Wunsch zu kreieren ein Teil dieser Veränderung zu sein und diese zu unterstützen. 

 

Dieser Schritt ist vor allem mit viel Aufklärungsarbeit verbunden. Es ist besonders wichtig die zukünftigen Vorteile einer Veränderung zu kommunizieren, um deine Mitmenschen von deiner Entscheidung zu begeistern. Aber auch auf Einwände sollte verständlich reagiert und eingegangen werden. Eine unkommentierte Auferlegung der Führungsetage mag zwar schnell gehen, wird jedoch zu internen Problematiken führen, welche den Nutzen der Veränderung, oder sogar deren Vollendung deutlich erschweren. 

 

Schritt 2 im Change Process – Change (Die Veränderung)

Nach der Aufklärungsarbeit geht es an die Umsetzung der Veränderung, dem Change Process. Dieser Schritt ist ein echter Knackpunkt, da trotz des Konsens über eine Veränderung die Meinung bei der Umsetzung erneut differieren können.

 

Auch hier ist die Kommunikation der Schlüssel aller Probleme. Hole dir möglichst viele interne Meinungen von den Menschen ein, die direkt von der Veränderung betroffen sind. Am besten du bildest ein Team, das mit dir das Change Management übernimmt. Zusätzlich kannst du dir einen externen Experte ins Boot holen. 

 

Rechne zudem mit Hürden und lass dich von diesen nicht demotivieren. Bei der Deutschen Bank soll der Change Process zum Beispiel durch Mitarbeitern boykottiert worden sein, die ihre Job in Gefahr sehen. Dort fehlt somit das notwendige Vertrauen in den Change Process. 

 

Zudem ist es sinnvoll sich kleine Zwischenstelle zu setzten. Kontinuierliche Etappenerfolge sorgen stets für neue Motivation und erlauben gleichzeitig ein fokussiertes Arbeiten. 

 

Schritt 3 im Change Process – Refreeze (Das erneute Einfrieren) 

Wichtig ist, dass du der Integration die notwendige Zeit gibst. Bevor du den Change Process in deinem Change Management abschließt, solltest du lieber auf Nummer sicher gehen. Frage deine Mitarbeiter circa einem Monat nach der Integration, wie sie mit der Veränderung zurechtkommen und welche Nachteile ihnen aufgefallen sind. Mithilfe dieses Feedbacks kannst du finale Maßnahmen ergreifen, um die Integration vollständig zu festigen und den Change Process abzuschließen. 

 

Kommunikation ist der Schlüssel zur erfolgreichen Integration

Mit einer ehrlichen und attraktiven Kommunikation gewinnst du wichtiges Vertrauen. Denn wenn dein Change Process von Akzeptanz und Vertrauen, oder sogar Motivation begleitet wird, dann wird die Veränderung schneller angenommen und eigenständig in den Workflow integriert. Zudem erhältst du wichtiges Feedback, um auch dein Change Management bestmöglich anzupassen.

 

Visuelle Präsentationen sind ein besonders effektives Mittel, um Veränderungen im Change Process zu kommunizieren. Aber auch Veranstaltungen mit Gastrednern, oder Tagungen zum Thema können wichtige Arbeit im Change Process leisten. 

 

Wie du deinen Change Process mit Video beschleunigst

Die visuelle Kommunikation, besonders mit Erklärvideos, bietet wichtige Kommunikationskanäle im Change Process. Insbesondere das Fundament von Vertrauen und Motivation erreichst du mit visueller Darstellung schneller und oftmals auch in verstärkter Form.  

 

Die wesentlichen Vorteile von Erklärvideos in deinem Change Process, lassen sich in drei Unterpunkte einteilen. 

 

1. Bringe deine Vorstellung in den Köpfen zum Erwachen  

Erklärvideos visualisieren den Weg von der Ausgangssituation bis hin zum gewünschten Idealzustand mit seinen konkreten Vorteilen. So schaffst du mit einem Erklärvideo eine klares Bild von deiner Vorstellung und verdeutlichst gleichzeitig, dass der Change Process zu einem positiven Ergebnis führt.

 

Eine klare Vorstellungen von dem Ziel des Change Process zu haben, sorgt für mehr Akzeptanz, aber auch für Motivation bei deinen Mitarbeitern.

 

2. Eine bessere Verständlichkeit 

Erklärvideos sind Weltmeister im Erklären. In der Animation lassen sich selbst die abstraktesten Prozesse mithilfe von vereinfachten visuellen Darstellung erfolgreich kommunizieren. Hinzu kommt die professionelle Erklärung einer angenehmen Synchronstimme. Somit können Erklärvideos im Change Process zum einen genutzt werden, um Visionen zum Leben zu erwachen. Zum anderen sind sie ein effektives Mittel, um die Veränderung und den konkreten Umgang mit dieser zu erklären, oder zumindest eine Motivation für die Nutzung zu schaffen.

 

Schau dir als Beispiel das Erklärvideo von FibuNet an, in welchem das Unternehmen das Eingangsrechnungs-Tool webIC erklärt.

 

 

3. Identifikation & Sympathie

Erklärvideo nutzen eine Storyline und Charakteren, um neben einer klaren Struktur eine wirksames Identifikationspotential zu schaffen. Denn beide Elemente lassen sich gezielt an bestimmte Situationen anpassen und sorgen somit für einen stärkeren Bezug zum Inhalt des Videos. Heldenfiguren können zudem zusätzlich für Motivation gegenüber den Change Process sorgen. Denn wenn sich der Zuschauer als erfolgreicher Teil des Change Process sieht, gewinnt er an Motivation dies auch zu verwirklichen. 

 

Helden helfen deinem Change Management

Ein aktuelles Beispiel zeigt, wie effektiv ein Erklärvideo den Change Process vorantreibt. Vor kurzer Zeit haben wir ein Erklärvideo für die CompuGroup Medical produziert, um die Akzeptanz der Mitarbeiter im Unternehmen für einen Change Process zu erhöhen und für die Umsetzung zu motivieren. Dazu haben wir eine digitale Heldin mit dem Namen ALICE erschaffen. ALICE symbolisiert eine neue Software, welche das Unternehmen bereits eingeführt hatte. Den Anklang bei den Mitarbeitern wollte man erhöhen. Durch das Erklärvideo erhielt die neue Software ein Gesicht und weckte Sympathie. Außerdem erklärten wir den Umgang Schritt für Schritt. Die Folge? Der Change Process nimmt erneut Fahrt auf. 

 

Da das Video für interne Zwecke produziert wurde können wir es in diesem Beitrag leider nicht zeigen. Als Beispiel zeigen wir dir stattdessen unsere Heldin Sophia. Sophia steht als Identifikationsfigur für eine Software des Unternehmens Matterial und deren Notwendigkeit.

Zusammenfassung – Change Management mit Video

Das Change Management ist ein intensiver Prozess, den jedes Unternehmen irgendwann durchlaufen muss. Veränderungen sind notwendige Prozesse, um dein Unternehmen zukunftsfähig zu gestalten und Innovationen der Moderne Wirtschaft zu nutzen. Kommunikation ist dein Schüssel zum Erfolg im Change Process. Die wichtigsten Schritte sind der Aufbau von Akzeptanz und Motivation, die praktische Einführung und Einweisung, sowie die langfristige Verfolgung der Entwicklung. Mit visueller Kommunikation, wie Erklärvideos, gewinnst du mehr Verständnis und mehr Motivation bei deinen Mitarbeitern. Zudem kannst du eine verständliche und attraktive Einführung bieten. 

 

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